مُختطف يعمل بصمت!

تصلكم تدوينة نوفمبر مختطفة من دوامة الحلقة المفرغة لاجتماعات الربع الأخير لهذا العام.. “شفيق” هل أنت بخير؟ 

منافسة الاجتماعات السامة!

هذا الأسبوع حصدت المركز الأول بين زملائي في منافسة “الاجتماعات السامة” إنه دوري نقيمه لتتويج الأكثر حضوراً بيننا للاجتماعات، اجتماع للقسم، اجتماع فردي، اجتماع تحديث، اجتماع متمم لاجتماع سابق….وغيره!

ينتابني في كل مرة شعور كالاختطاف، يتم اختطافك بشكل متكرر، مما يسبب الإحباط. فمهامي باتت معلّقة وتركيزي تشتت وإنتاجيتي ضعفت! قد تجد الأمر مبالغة، ربما لاجتماعات محددة، لكنني أتحدث هنا عن تلك التي تقاطع انسجام آداء عملك لأجل ماذا؟ لمواجهة سردية كلمات ومفاهيم بعيدة عن الواقعية تنحرف بالهدف من الاجتماع إلى مسارات لا نهاية لها، ويستمر الحديث بلا هوادة، لتخرج بعد أكثر من ساعة تائهاً فاقداً تركيزك تحاول أن تتذكر الهدف من الاجتماع دون جدوى!

 فكّر في الوقت واسأل نفسك إن كان يستحق!

دعني أخبرك من جانب التكلفة، إذا كان الأمر يحتاج سبع دقائق لإنجاز الهدف من الاجتماع ويمتد إلى ثلاثين دقيقة كأقل تقدير وقد يصل إلى ساعة وأكثر! عندما تفكر في الأمر فإن الثمن الحقيقي للاجتماعات باهظ جداً، حينما تدعو 10 أشخاص للحضور، هو اجتماع لعشر ساعات وليس ساعة، أنت تضيع عشر ساعات من الإنتاج في ساعة اجتماع! بل 15 ساعة لأنك على الأرجح تضيع وقتا إضافيا بسبب انتقال الذهن من التركيز على أمر إلى التركيز على أمر آخر، فعندما يستأنف الموظف عمله بعد الاجتماعات ويعود لما كان يقوم به فإن الأمر يستغرق وقتاً!

وتزداد الأمور سوءًا لدى المدراء فقد تصل اجتماعاتهم إلى 80٪ من وقت العمل! كيف يمكن أن تكون الإنتاجية وكيف يمكنهم إضافة قيمة لشركاتهم؟

 نفّذ خطوات الاجتماعات المُنتِجة..

بالتأكيد ليست كل الاجتماعات محبطة، بالعكس هي وسيلة مولّدة للإبداع ومناقشة الأفكار الجديدة، ومساحة حيوية لمشاركة المعلومات وحل المشكلات واتخاذ القرارات. ولكنها تتطلب خطوات واضحة لتكون بهذا المستوى من الفعالية.

–        الجميع حاضر بالوقت المحدد

–        لا تتعد الوقت المحدد

–        ادعُ أقل عدد ممكن

–        جدول أعمال واضح

–        مشكلة محددة

–        الوصول لحل وإسناد التنفيذ لشخص بعينه

– مراعاة بيئة الاجتماع الملائمة للهدف

إن الاهتمام بعنصر مكان الاجتماع في بيئة عملية مجهزة بالوسائل التقنية تضمن لك الإنتاجية والجودة، خيارات متاحة لغرف الاجتماعات لدى #شارك_هب في كافة المراكز