رتب أولوياتك وكن واقعياً

خلال يوم العمل، غالبًا ما يتم ترتيب المهام حسب الأولوية وفقًا لاحتياجات الآخرين أو وفقًا لفورية المواعيد النهائية. مما يضمن أن كل مهمة تقوم بأدائها تؤدي إلى زيادة قيمة الإنتاجية. وبغض النظر عن مدى جودة ترتيب الأولويات، هناك حد لما يمكنك تحقيقه في يوم عمل واحد، فمن المهم أن تكون واقعيًا في تحديد الأهداف وتحديد أولويات مهامك. وتذكر أن الغرض هو إكمال العمل الذي يدل على تقدم حقيقي، ويحركك في الاتجاه الصحيح.

كيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك في المكتب؟

هناك سبع استراتيجيات ستساعدك على تحديد أولوياتك في العمل: 

1-     وضع قائمة لجميع مهامك

يأتي التحديد الفعال للأولويات من فهم النطاق الكامل لما تحتاج إلى إنجازه، حتى المهام العادية يجب تدوينها والنظر فيها، لمنح نفسك صورة كاملة، فيتم تحديد الأولويات عادةً وفقًا لأهمية كل مهمة، وإلحاحها، ومدتها.

2-     حدد مهامك بناء على أهدافك الحقيقية 

يساعدك فهم ما تعمل من أجله على تحديد المهام الأكثر صلة بهذه النتائج المستقبلية، من الجيد تقسيم الأهداف الكبيرة إلى أهداف أصغر مرتبطة بالوقت، على سبيل المثال، يمكن تفكيك الهدف السنوي إلى قوائم مهام شهرية والتي تؤدي بعد ذلك إلى مهام أسبوعية، ثم يومية، وما إلى ذلك.

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن الانشغال يعني الإنجاز!  ولكن ملء يومك بالمهام التي ليس لها تأثير على هدفك النهائي هو إهدار للوقت! كن صريحًا مع نفسك بشأن القيمة لكل مهمة ، ودائمًا ضع الهدف النهائي في الاعتبار.

3-     التركيز على الأمور العاجلة

تأتي أهمية تحديد المواعيد النهائية حتى عندما لا تكون مطلوبة منك رسميًا لأنك ستستمر في دفع المهام لأسفل القائمة لمجرد أنها ليست حساسة للوقت! لذا ستمكنك هذه الاستراتيجية في زيادة الإنتاجية وتقليل التسويف.

4-     تحديد أولويات المهام على أساس الأهمية والإلحاح 

• عاجل ومهم: يجب القيام بهذه المهام أولاً.
• هام، ولكن ليس عاجلاً.
• عاجل لكن غير مهم.
• ليست عاجلة أو مهمة: أزلها من قائمة مهامك!

هناك إستراتيجية أخرى لضمان إعطاء الأولوية للمهام المهمة، وهي منهجية المهام الأكثر أهمية، تتضمن هذه الإستراتيجية إنشاء قائمة منفصلة من ثلاث مهام فقط يجب القيام بها في ذلك اليوم. يجب اختيار هذه المهام لأهميتها أكثر من إلحاحها، وحتى تقرر اسأل نفسك أسئلة موجهة نحو الهدف: ما المهام التي سيكون لها أكبر تأثير على النتيجة النهائية؟ ما الذي يمكنني فعله اليوم لتعزيز تقدمي نحو هذا الهدف؟ 

5-     تجنب تضارب الأولويات 

تُظهر الأبحاث أن استراتيجية المهام المزدوجة أدت إلى انخفاض الأداء، مما يعني أن أهم المهام لم يتم الوفاء بها على أعلى مستوى. وللاستمرار في التركيز على مهمة واحدة حدد عوامل التشتيت المحتملة كالمهام اليومية التي يمكن تأجيلها وتجنبها.

6-      تحقق من الجهد المبذول

إذا أصبحت قائمة مهامك مرهقة للغاية، فامنح الأولوية للمهام التي تتطلب الحد الأدنى من الوقت والجهد وتجاوزها بسرعة، سيمنحك مسح المهام مساحة للتنفس ويولد إحساسًا بالإنجاز يدفعك طوال اليوم.

7-      راجع باستمرار وكن واقعيا

تتضمن إحدى خطوات إنجاز المهام مراجعة قائمة الأولويات بشكل متكرر، تعامل معها كأمر أساسي في استعادة السيطرة والتركيز.